Met de reguliere ontvangst functionaliteit van BOXwise controleer je de ontvangen artikelen en aantallen tegenover de inkooporder die in het systeem staat. Met de voorontvangst functionaliteit maak je eerst een voorontvangst van de inkooporder en controleer je de ontvangen artikelen tegenover de voorontvangst.
In de voorontvangst neem je de aantallen op waarvan de leverancier zegt dat ze geleverd worden. Wanneer er een afwijking wordt geconstateerd tussen de daadwerkelijk geleverde aantallen en de aantallen in de voorontvangst, betekent dat een foute levering van de leverancier.
Een ander groot voordeel van de voorontvangst functionaliteit is dat je meerdere inkooporders van verschillende leveranciers kunt samenvoegen. Dit kan erg handig zijn als er bijvoorbeeld een container wordt geleverd met inkooporders van verschillende leveranciers. Van te voren maak je de voorontvangst en de medewerkers in het magazijn roepen bij het ontvangen van de container deze voorontvangst op. De geleverde aantallen moeten overeenkomen met de aantallen in de voorontvangst.
Voorontvangst maken
Voorontvangsten kunnen op twee manieren worden aangemaakt: vanuit de management portal en vanuit de touch applicatie. Vanuit de management portal kunnen inkooporders van meerdere leveranciers en delen van inkooporders geselecteerd worden om een voorontvangst van te maken. Vanuit de touch applicatie is het alleen mogelijk om voorontvangsten te maken van één of meerdere inkooporders en niet van meerdere leveranciers tegelijk.
Vanuit management portal
- Ga naar Inkomend > Inkooporders
- Selecteer de inkooporder(s) waarvoor je een voorontvangst wilt maken
- Druk op de knop 'Maak voorontvangst'
- Er verschijnt een venster waarin je de volgende zaken kunt aangeven:
- Beschrijving van de voorontvangst
- Notities betreffende de voorontvangst
- Aantal collo van de voorontvangst
- De datum waarop de voorontvangst geleverd wordt
- Druk op Toevoegen
- De inkooporder krijgt een tag met daarin het voorontvangsten nummer. Daarnaast verschijnt de voorontvangst in het scherm Inkomend > Voorontvangsten.
Vanuit touch applicatie
- Ga vanuit het hoofdscherm naar Ontvangen
- Indien je ook gebruik maakt van de retouren functionaliteit, kies je vervolgens Inkopen
- Kies het magazijn van de inkooporder(s)
- Druk op het kaartje van de leverancier waarvoor je een voorontvangst wilt maken
- Selecteer de inkooporder(s) waarvoor je een voorontvangst wilt maken
- Er verschijnt een venster waarin je de volgende zaken kunt aangeven:
- Naam van de voorontvangst
- Notities betreffende de voorontvangst
- Aantal collo van de voorontvangst
- De datum waarop de voorontvangst geleverd wordt
- Druk op Bevestig
Ontvangen op basis van voorontvangst
Nadat een voorontvangst is aangemaakt, zal deze in zowel de management portal als de touch applicatie als de mobile applicatie zichtbaar zijn.
In de management portal is de voorontvangst zichtbaar via het menu Inkomend > Voorontvangsten. Daar zal de voorontvangst te zien zijn met de status Active. Hier wordt de status van de voorontvangst en andere informatie van deze pagina verder toegelicht.
Het ontvangen op basis van de voorontvangst gebeurt niet vanuit de management portal maar vanuit de touch applicatie of de mobile applicatie.
Voorontvangst ontvangen vanuit de touch applicatie
- Ga vanuit het hoofdscherm naar Ontvangen
- Indien je ook gebruik maakt van de retouren functionaliteit, kies je vervolgens Inkopen
- Kies het magazijn van de inkooporder(s)
- Je ziet nu een overzicht van de leveranciers met openstaande inkooporders en voorontvangsten, de inkooporders hebben een oranje aantal blokje en de voorontvangsten hebben een blauw aantal blokje. Klik hier voor verdere uitleg over deze pagina.
- Open het kaartje van de te ontvangen voorontvangst (met blauwe blokje).
- Je komt nu in het ontvangstscherm. Hier kan je de ontvangst doen op dezelfde manier als voor gewone ontvangsten.
-
De verwerking van de voorontvangst wordt vervolgens via de wachtrij afgehandeld.
Voorontvangst ontvangen vanuit de warehouse app
- Ga vanuit het hoofmenu naar Ontvangen
- Druk op het tabblad Voorontvangsten
- Scan of selecteer de voorontvangst die je wilt ontvangen
- Je komt nu in het ontvangstscherm. Hier kan je de ontvangst doen op dezelfde manier als voor gewone ontvangsten.
De verwerking van de voorontvangst wordt vervolgens via de wachtrij afgehandeld.
In het overzicht van de voorontvangsten wordt het volgende getoond:
- Omschrijving van de voorontvangst
- Nummer van de voorontvangst
- Aantal orders in de voorontvangst
- Datum van ontvangst