Inkooporders ontvangen met voorontvangsten

Met de reguliere ontvangst functionaliteit van BOXwise controleert u de ontvangen artikelen en aantallen tegenover de inkooporder die in het systeem staat. Met de voorontvangst functionaliteit maakt u eerst een voorontvangst van de inkooporder en controleert u de ontvangen artikelen tegenover de voorontvangst.

In de voorontvangst neemt u de aantallen op waarvan de leverancier zegt dat ze geleverd worden. Wanneer er een afwijking wordt geconstateerd tussen de daadwerkelijk geleverde aantallen en de aantallen in de voorontvangst, betekent dat een foute levering van de leverancier. 

Een ander groot voordeel van de voorontvangst functionaliteit is dat u meerdere inkooporders van verschillende leveranciers kunt samenvoegen. Dit kan erg handig zijn als er bijvoorbeeld een container wordt geleverd met inkooporders van verschillende leveranciers. Van te voren maakt u de voorontvangst en de medewerkers in het magazijn roepen bij het ontvangen van de container deze voorontvangst op. De geleverde aantallen moeten overeenkomen met de aantallen in de voorontvangst.

Voorontvangst maken

Voorontvangsten kunnen op twee manieren worden aangemaakt: vanuit de management portal en vanuit de touch applicatie. Vanuit de management portal kunnen inkooporders van meerdere leveranciers en delen van inkooporders geselecteerd worden om een voorontvangst van te maken. Vanuit de touch applicatie is het alleen mogelijk om voorontvangsten te maken van één of meerdere inkooporders en niet van meerdere leveranciers tegelijk.

Vanuit management portal

1. Ga naar Inkomend > Inkooporders
2. Selecteer de inkooporder(s) waarvoor u een voorontvangst wilt maken
3. Druk op de knop 'Maak voorontvangst'
4. Er verschijnt een venster waarin u de volgende zaken kunt aangeven:
   • Beschrijving van de voorontvangst
   • Notities betreffende de voorontvangst
   • Aantal collo van de voorontvangst
   • De datum waarop de voorontvangst geleverd wordt
5. Druk op Toevoegen
6. De inkooporder krijgt een tag met daarin het voorontvangsten nummer. Daarnaast verschijnt de voorontvangst in het scherm Inkomend > Voorontvangsten. 

Vanuit touch applicatie

1. Ga vanuit het hoofdscherm naar Ontvangen
2. Indien u ook gebruik maakt van de retouren functionaliteit, kiest u vervolgens Inkopen
3. Kies het magazijn van de inkooporder(s)
4. Druk op het kaartje van de leverancier waarvoor u een voorontvangst wilt maken
5. Selecteer de inkooporder(s) waarvoor u een voorontvangst wilt maken
6. Er verschijnt een venster waarin u de volgende zaken kunt aangeven:
   • Naam van de voorontvangst
   • Notities betreffende de voorontvangst
   • Aantal collo van de voorontvangst
   • De datum waarop de voorontvangst geleverd wordt
7. Druk op Bevestig

Ontvangen op basis van voorontvangst

Nadat een voorontvangst is aangemaakt, zal deze in zowel de management portal als de touch applicatie als de mobile applicatie zichtbaar zijn.

In de management portal is de voorontvangst zichtbaar via het menu Inkomend > Voorontvangsten. Daar zal de voorontvangst te zien zijn met de status Active. Hier wordt de status van de voorontvangst en andere informatie van deze pagina verder toegelicht.

Het ontvangen op basis van de voorontvangst gebeurt niet vanuit de management portal maar vanuit de touch applicatie of de mobile applicatie.

Vanuit touch applicatie

1. Ga vanuit het hoofdscherm naar Ontvangen
2. Indien u ook gebruik maakt van de retouren functionaliteit, kiest u vervolgens Inkopen
3. Kies het magazijn van de inkooporder(s)
4. U ziet nu een overzicht van de leveranciers met openstaande inkooporders en voorontvangsten, de inkooporders hebben een oranje aantal blokje en de voorontvangsten hebben een blauw aantal blokje. Klik hier voor verdere uitleg over deze pagina.
5. Open het kaartje van de te ontvangen voorontvangst (met blauwe blokje).
6. U komt nu in het ontvangstscherm. Hier kunt u de ontvangst doen op dezelfde manier als voor gewone ontvangsten. Voor meer uitleg over het ontvangstscherm.
7. Nadat u de ontvangen aantallen heeft opgegeven en op Verwerken heeft gedrukt, zal de verwerking van de voorontvangst naar de "wachtrij" (of "Message Queue") van BOXwise gaan. Vanuit hier zal de verwerking van de inkooporders in de voorontvangst plaatsvinden.

Vanuit mobile applicatie

1. Ga vanuit het hoofdmenu naar Inkomend
2. Selecteer Ontvangen (Gegroepeerd) of Ontvangen (Per order)
3. Selecteer het magazijn van de inkooporder in de voorontvangst
4. Selecteer de voorontvangst.
5. U komt nu in het ontvangstscherm. Hier kunt u de ontvangst doen op dezelfde manier als voor gewone ontvangsten. Voor meer uitleg over het ontvangstscherm.
6. Nadat u de ontvangen aantallen heeft opgegeven en op Verwerken heeft gedrukt, zal de verwerking van de voorontvangst naar de "wachtrij" (of "Message Queue") van BOXwise gaan. Vanuit hier zal de verwerking van de inkooporders in de voorontvangst plaatsvinden.