Vanaf versie 1.46 is het mogelijk om bij het ontvangen van inkooporders documenten in te scannen met de document scanner functionaliteit van de warehouse app. Op deze manier is het bijvoorbeeld mogelijk om de pakbon van de leverancier toe te voegen de ontvangst binnen boxwise aan het dossier van de inkooporder.
Waar zijn de bijlagen te raadplegen?
Wat dient er ingesteld te worden?
Op welke apparaten kan ik de functionaliteit gebruiken?
Wat moet er beschikbaar zijn op het apparaat?
Hoe werkt het?
De functionaliteit om bijlagen toe te voegen aan de ontvangst werkt erg simpel. Wanneer staat ingesteld dat je bijlagen wilt toevoegen, wordt bij het verwerken van de ontvangst automatisch de document scanner geopend. Dit ziet er als volgt uit:
Maak nu een scan van alle pagina's die bij elkaar horen. Voor elke pagina die je wilt toevoegen druk je op het plusje. Druk op Klaar als je alle pagina's hebt gescand.
Alle scans worden nu samengevoegd tot één PDF, deze is zichtbaar op de volgende pagina:
Als je een tweede PDF wilt toevoegen aan de bijlagen, druk je op het plus-icoon in de header. Als je klaar bent, druk je op de verwerkingsbutton. De ontvangst wordt nu verwerkt en de bijlagen worden bij de ontvangst opgeslagen.
Waar zijn de bijlagen te raadplegen?
Alle bijlagen worden gekoppeld aan de ontvangsten in Boxwise. Dat betekent dat je de bijlagen kunt raadplegen bij de historische ontvangsten in de management portal:
Voor AFAS Profit gebruikers is het daarnaast ook mogelijk om de bijlagen toe te voegen aan het dossier van de inkooporders in AFAS Profit. Hier is aanvullende inrichting voor nodig (zie de volgende sectie).
Wat dient er ingesteld te worden?
Algemeen gebruik
Het algemeen gebruik van de functionaliteit regel je met de twee onderstaande zone rechten:
- Receiving > Add attachements while receiving: met dit zone recht stel je in dat je bijlagen kunt toevoegen aan een ontvangst.
- Receiving > Add attachements while receiving required: met dit zone recht stel je in dat het verplicht is om een bijlage toe te voegen aan de ontvangst.
AFAS Profit dossier
Als je de bijlagen wilt toevoegen aan het dossier van de inkooporder in AFAS Profit, dien je in de ERP Connectie instellingen in de Boxwise management portal de volgende configuratie te doen:
- Bijlagen goederenontvangst toevoegen aan Profit-dossier: zet deze instelling actief.
- Type dossieritem (nr.) voor bijlagen goederenontvangst: geef hier het nummer op van het Type dossieritem waarin de bijlagen geplaatst dienen te worden.
Voor het Type dossieritem in AFAS Profit gelden de volgende vereisten:
- Dossieritems nummeren staat actief zodat de dossieritems automatisch genummerd worden. Boxwise geeft geen nummer mee waardoor dit noodzakelijk is.
- Bestand koppelen staat actief. Dit is noodzakelijk om bijlagen toe te kunnen voegen aan het dossieritem.
- Bestemming Inkooprelatie + inkooporder staat op Optioneel of Verplicht. Het dossieritem wordt door Boxwise ingeschoten met een inkoopordernummer. Andere velden verplicht stellen zal leiden tot een foutmelding in de berichtenwachtrij van Boxwise.
De volgende updateconnector dient toegevoegd te zijn aan de app connector van Boxwise:
- KnSubject
Op welke apparaten kan ik de functionaliteit gebruiken?
De functionaliteit is in ieder geval beschikbaar op de volgende Android apparaten.
- Datalogic Memor 10
- Datalogic Memor 11
- Datalogic Memor 12
- Datalogic Skorpio X5
De Datalogic Memor K is niet geschikt voor het gebruik van deze functionaliteit.
Ook op andere Android appraten zal de functionaliteit waarschijnlijk werken, echter vallen deze buiten onze tests.
Wat moet er beschikbaar zijn op het apparaat?
Het is van belang dat de volgende apps geïnstalleerd staan op het apparaat:
- Google Play Store
- Google Play-services
Er is geen Google account nodig voor deze apps. Indien het netwerk dicht staat is er aanvullende whitelisting nodig waaronder:
- *.googleapis.com
- *.gvt1.com
Beschikbaarheid testen
Omdat het complex kan zijn om te controleren of het apparaat beschikt over de juiste apps, hebben we een testtool gemaakt in de Warehouse app. Dit werkt als volgt:
- Open in het hoofdmenu van de app het submenu rechtsboven
- Kies voor Instellingen
- Kies voor Documentscanner testen
- Druk op de Testen button
Als één van de benodigde apps niet beschikbaar is, dan wordt dit in een melding aangegeven. Als alle benodigde apps beschikbaar zijn, dan wordt de document scanner geopend. In dat geval kan er gewerkt worden met de functionaliteit. Heb je de Google Play Service app geïnstalleerd en blijf je ondanks dat nog steeds de fout 'Google Play Store is not active or disabled' krijgen dan kan je de app updates verwijderen vanuit de app.