Als er inkooporders binnenkomen in het magazijn, dan moet er gecontroleerd worden welke en in welke hoeveelheden artikelen binnen zijn gekomen. Vervolgens moeten ze ingeboekt worden in het systeem. Dit kan gedaan worden met de functies Ontvangen (Gegroepeerd) en Ontvangen (Per order). Beide functies schelen niet veel met elkaar. Het verschil is dat bij Ontvangen (Gegroepeerd) de te ontvangen artikelen gegroepeerd staan per leverancier en bij Ontvangen (Per order) gegroepeerd staan per order.
Volg de onderstaande stappen om ontvangen artikelen in te boeken in het systeem.
- Ga via het hoofdmenu naar Inkomend.
- Druk op Ontvangen (Per order).
- Selecteer het magazijn waar de artikelen liggen.
- Selecteer de leverancier van de binnengekomen inkooporder.
- Selecteer de order.
- Scan het artikel of selecteer handmatig het betreffende artikel door er eenmaal op te drukken en vervolgens op Select te drukken.
- Geef het aantal binnengekomen stuks op en druk op OK.
- Door op Advanced te drukken kun je ook Artikel informatie (Info) raadplegen, de Afbeelding (Picture) van het artikel tonen of een Barcode (Barcodes) toevoegen.
Tip: de Undo knop
Met de Undo knop kun je handelingen die je voor een inkooporder al gedaan hebt, ongedaan maken. Dit is bijvoorbeeld handig als je al artikelen hebt geboekt op de scanner en er daarna wijzigingen gebeuren in de order in het ERP systeem. Door op Undo te drukken wordt de order opnieuw opgehaald uit het ERP systeem en vervallen de handelingen die al gedaan waren op de scanner.
Filteren
Nadat je een magazijn of leverancier hebt geselecteerd is het mogelijk om de ontvangen orders te filteren op leverdatum (ingevuld in het ERP systeem). Om dit te doen druk je op de Filter button en kies je vervolgens één van de filters:
- Today
- Tomorrow
- Week
- All
LET OP!: In AFAS Profit is het niet verplicht om een leverdatum op te geven. Indien je dit niet doet voor een inkooporder, dan is de order alleen terug te vinden indien het filter All is ingeschakeld.
Barcode toevoegen
Het is mogelijk om, tijdens het ontvangen en nadat je het magazijn, de leverancier en de order hebt geselecteerd, barcodes van binnengekomen artikelen toe te voegen in het systeem. Druk hiervoor eerst op een artikel en vervolgens op Advanced, je krijgt nu drie functies te zien. Druk op Barcodes. Vervolgens kom je in het scherm waar de barcode toegevoegd kan worden. Zorg de artikelregel geselecteerd (wit) is en scan vervolgens de barcode. Als je op OK drukt wordt de barcode geregistreerd in het systeem.
Labels afdrukken: functie "Label"
Het is mogelijk om bij het ontvangen van de artikelen labels af te drukken. Dit is mogelijk nadat je het magazijn, de leverancier en de order hebt geselecteerd. Als je per artikel wilt bepalen of er een label afgedrukt moet worden, dan gebruik je hiervoor de functie Label.
- Selecteer een artikel door er eenmaal op te drukken.
- Druk dan op Advanced en Label.
- Vervolgens kom je in een scherm waar je de label en het aantal labels kunt kiezen. Maak je keuze.
- Als je vervolgens op OK drukt, dan worden de labels afgedrukt.
Labels afdrukken: functie "Auto"
Het is mogelijk om bij het ontvangen van de artikelen labels af te drukken. Dit is mogelijk nadat je het magazijn, de leverancier en de order hebt geselecteerd. Als je voor elk artikel dat je ontvangt een label wilt afdrukken, dan is het raadzaam om de functie Auto label te gebruiken.
- Druk op de button Advanced en vervolgens Auto.
- Selecteer het labeltype en druk op OK.
- Voor elk ontvangen artikel wordt nu een label afgedrukt op het moment van inboeken.
- Om de Auto label functie weer uit te schakelen druk je nogmaals op Advanced en vervolgens Auto.