Deel 1: Terminologie (Inkoop & Logistiek)

Dit onderdeel bevat de belangrijkste begrippen die worden gebruikt binnen het logistieke proces van AFAS Profit, InSite en Boxwise.
 

Systemen

• Profit: Het ERP-systeem van AFAS. Met Profit wordt vaak gerefereerd aan de 'backoffice' van het systeem.

• InSite: De intranet-applicatie van AFAS die 'real-time' is verbonden met de backoffice. Binnen het inkoopproces wordt InSite ingezet om de inkoopbehoefte van een medewerker en/of afdeling vast te leggen.

• Omgeving: De digitale plek waarin je de bedrijfsadministratieve processen uitvoert. Er wordt onderscheid gemaakt tussen één ‘live-omgeving’ en eventuele testomgevingen.

• Administratie: Binnen één omgeving kunnen meerdere administraties (bijv. verschillende entiteiten of holdings) worden gevoerd.
   

Magazijn & Voorraad

• Magazijn: Een fysieke plek waar voorraadhoudende goederen worden opgeslagen en geregistreerd.

• Centraal magazijn: Fysiek magazijn van waaruit goederen via Boxwise (verkooporders en balie-uitgiften) worden uitgegeven.

• Decentraal magazijn: Fysiek magazijn (bijv. op een afdeling) van waaruit goederen via Boxwise balie-uitgiften of een EPD-koppeling worden uitgegeven.

• Voorraadhoudende / magazijn artikelen: Artikelen waarvan de voorraad in Profit wordt bijgehouden. Deze artikelen worden intern uitgeleverd vanuit het magazijn, indien het artikel op voorraad ligt. Het inkopen van deze artikelen verloopt middels automatische voorraadaanvulling, op basis van minimale en maximale voorraadaantallen van het artikel binnen een magazijn.

• Koop- of doorvoerartikelen: Artikelen zonder voorraadregistratie in Profit. Deze worden altijd ingekocht bij een leverancier. Het inkopen van deze artikelen verloopt middels (goedgekeurde) inkoopaanvragen die worden ingediend via InSite of Boxwise, of middels een OCI-koppeling met een vaste leverancier.

• Magazijntoewijzing: Indien er met meerdere administratieve magazijnen wordt gewerkt, geeft een magazijntoewijzing aan in welk magazijn een artikel voor kan komen, op welke locatie deze ligt binnen het magazijn en op basis van welke aantallen er moet worden aangevuld.
   

Stamgegevens & Inrichting

• Verkooprelaties: In het inkoopproces bij ziekenhuizen worden afdelingen gezien als verkooprelaties. Dit is nodig voor het uitleveren, het bepalen van de afleverlocatie en de interne doorbelasting.

• Artikelgroep: De categorie van een artikel. Dit regelt onder andere de financiële boekingen naar het grootboek.

• Basiseenheid: De kleinste logistieke hoeveelheid van een artikel (bepalend voor de voorraadwaardering).

• Besteleenheid: De eenheid waarin een artikel wordt ingekocht bij de leverancier (bevat een omrekenfactor naar de basiseenheid).

• Verrekenprijs: De prijs die wordt gebruikt voor de voorraadwaarde en de interne doorbelasting naar afdelingen.

• Inkoopprijs: De prijs waarvoor het artikel wordt ingekocht bij de externe leverancier. Deze kan per leverancier per artikel worden opgevoerd.
   

Bestelproces

• Inkoopaanvraag: Via een inkoopaanvraag legt een medewerker de behoefte aan een goed of dienst vast via InSite. Deze aanvraag wordt vervolgens beoordeeld via een workflow voordat het wordt ingezet in een inkooporder. Dit kan op drie manieren:

  • Productgroep: Kiezen uit een vooraf gedefinieerd intern assortiment. Dit zijn artikelen die met regelmaat worden bestelt en waar prijs- en leveringsinformatie van beschikbaar is. Alleen de artikelen die zijn toegewezen aan een specifieke productgroep, kunnen dan besteld worden door de medewerker.

  • Vrije aanvraag: Een digitaal formulier voor artikelen buiten het standaard assortiment. Dit gaat vaak om artikelen of diensten die niet in het bestaande assortiment passen of waar geen prijzen en/of leveringsinformatie van bekend is.

  • OCI-koppeling: Direct winkelen in de webshop van een leverancier via een koppeling. De bestelde artikelen worden automatisch toegevoegd aan het artikel stambestand van Profit.

• Procuratieschema: De matrix van beslissingsbevoegdheid in Profit. Deze matrix bestaat uit beoordelaars (medewerkers) per kostenplaats en eventueel een grensbedrag. Het schema wordt gebruikt voor het bepalen van de beoordelaars bij zowel inkoopaanvragen als inkoopfacturen.

• Inkooporder: De definitieve order met bestelde artikelen die naar een externe leverancier gaat. Inkooporders worden automatisch gegenereerd op basis van bijvoorbeeld voorraadaanvulling en/of interne bestelaanvragen.

• Verkooporder: Een interne bestelling van een afdeling bij het (centrale) magazijn. Een verkooporder bestaat altijd uit voorraadartikelen omdat deze vanuit het magazijn wordt geleverd aan een afdeling en niet besteld wordt bij een leverancier. Het magazijn vult deze voorraadartikelen aan door deze in te kopen bij de leverancier.

• Pakbon: Het document waarmee artikelen worden uitgeleverd aan een afdeling. Hiermee wordt de voorraad in Profit daadwerkelijk afgeboekt.

Deel 2: Bestellen voor afdelingen

Dit onderdeel beschrijft hoe de goederenstroom binnen de zorginstelling is georganiseerd en op welke manieren afdelingen artikelen kunnen aanvragen.
 

2.1 Samenvatting van het proces

Binnen de zorgoplossing van Profit en Boxwise wordt de voorraad op de afdelingen zelf niet in het systeem bijgehouden. Zodra goederen aan een afdeling worden geleverd, worden deze direct administratief afgeboekt van de totale voorraad van de instelling.

• Afdelingen als klant: Afdelingen worden in Profit opgevoerd als verkooprelaties.

• Aanvulling: Het bevoorraden van afdelingen gebeurt op basis van verkooporders.

• Orderbronnen: Deze orders ontstaan door scanopdrachten via de Boxwise Order app (BW Order) of door inkoopaanvragen via Profit InSite.
   

2.2 Bestellen via Boxwise Order app (Offline Scanning)

Magazijnmedewerkers lopen de kasten op de afdelingen na en scannen wat er aangevuld moet worden. Dit gebeurt met een offline scanner, waardoor een stabiele WiFi-verbinding in de opslagruimtes niet vereist is. 

Er kan gekozen worden uit twee methodieken:

A. Artikelcode scannen

Bij deze methode scant de medewerker de barcode van het fysieke artikel.

• Proces: Scan medewerker > Scan afdeling > Scan artikel > Geef aantal op.

• Efficiëntie: De medewerker hoeft de afdeling pas opnieuw te scannen als hij naar een nieuwe afdeling gaat.

B. Kanban-code scannen

Bij gebruik van Kanban-codes (Kast, Module, Vak, Ruimte) is het proces sneller omdat de afdeling en het artikel in de code besloten liggen. Deze Kanban-codes scan je op de afdeling vaak in de voorraad kasten aanwezig. Er bestaat ook een Hybride Kanban variant waarin er 2 barcodes gescand moeten worden.

• Proces: Scan medewerker > Scan Kanban-code > Pas eventueel het aantal aan.

• Voordeel: De scanner weet direct over welk artikel en welke afdeling het gaat op basis van de unieke Kanban-code.

Zodra de scanner weer verbinding heeft met WiFi, worden de gegevens gesynchroniseerd en de verkooporders in Profit aangemaakt via de berichten wachtrij in Boxwise en de AFAS Profit workflow. In Boxwise komt de nieuwe verkooporder terecht in de management portal onder Uitgaand > Leverbare of Niet-leverbare orders.
 

2.3 Bestellen via Profit InSite

Voor specifieke artikelen of spoedaanvullingen kunnen afdelingsmedewerkers zelf een aanvraag indienen via InSite. Er zijn drie mogelijkheden:

1. Productgroep (Catalogus): Bestellen uit een vooraf gedefinieerd assortiment van de zorginstelling. Dit kunnen zowel koop- als voorraadartikelen zijn.

2. OCI-koppeling: Direct winkelen in de webshop van een vaste leverancier. De bestelde artikelen worden automatisch in de Profit-aanvraag geplaatst.

3. Vrije aanvraag: Een digitaal formulier voor artikelen of diensten die niet in het standaardassortiment zitten en waar geen prijs- of levering informatie van beschikbaar is.

Workflow: Na het insturen doorloopt de aanvraag een workflow ter beoordeling op basis van het procuratieschema. Na goedkeuring maakt een achtergrondtaak in Boxwise automatisch van inkoopaanvragen van voorraadartikelen een verkooporder aan. Inkoopaanvragen van koop artikelen via de Profit Insite portal worden niet door Boxwise afgehandeld, maar via de AFAS Profit workflow.

Deel 3: Voorraadhoudende vs. Niet-voorraadhoudende artikelen

In Profit wordt een essentieel onderscheid gemaakt tussen twee typen artikelen. Hoewel beide via de scanner of InSite besteld kunnen worden, is de administratieve afhandeling verschillend.

3.1 Het verschil in proces

• Voorraadhoudende artikelen: Hiervan wordt de voorraad in Profit bijgehouden. Een bestelling resulteert in een verkooporder.

• Niet-voorraadhoudende artikelen (Koopartikelen): Hiervan wordt geen voorraad bijgehouden. Een bestelling resulteert in een inkoopaanvraag. 
  
  

3.2 Inkooporders genereren (Bestelvoorstel)

In Profit maak je gebruik van ‘Bestelvoorstellen’ om inkooporders te genereren, die je vervolgens verstrekt aan de leverancier.

• Het bestelvoorstel verzamelt alle artikelen die nodig zijn op basis van de minimumvoorraad of interne aanvragen.

• Door deze behoefte te bundelen, wordt het aantal orders beperkt en worden extra orderkosten voorkomen.
   

3.3 Verrekenen met openstaande orders

Bij het bestellen via de offline scanner kan het systeem rekening houden met openstaande verkooporders, inkooporders en inkoopaanvragen. Dit proces noemen we verrekenen. Boxwise controleert dan, afhankelijk van de inrichting, wat er nog openstaat voor de betreffende afdeling (verkooprelatie). 
Voor uitgebreidere voorbeelden van het verrekenen hebben wij dit artikel geschreven.

Voorbeeld (Voorraadhoudend):

• Er worden 10 stuks besteld via de scanner.

• Er staan nog 8 stuks open in een oude verkooporder.

• Resultaat: Boxwise maakt een nieuwe verkooporder aan voor slechts 2 stuks (10 minus 8).

Voorbeeld (Niet-voorraadhoudend):

• Er worden 10 stuks besteld.

• Er staan nog 4 stuks in een inkoopaanvraag en 2 stuks in een inkooporder.

• Resultaat: Boxwise maakt een nieuwe inkoopaanvraag aan voor 4 stuks (10 minus 4 minus 2).

Deel 4: Goederenontvangst

Nadat een inkooporder bij de leverancier is geplaatst en de goederen fysiek worden afgeleverd, moet de ontvangst administratief worden verwerkt. In Boxwise kan dit op twee manieren: via de Touch applicatie (vast scherm) of de Warehouse app (wifi handscanner).

4.1 Hardware keuze voor ontvangsten

• Touch applicatie: Ideaal voor ontvangsten waarbij veel handmatige gegevens moeten worden ingevoerd. Het grote scherm biedt een duidelijk overzicht.

• Warehouse app (WiFi scanner): Aanbevolen voor grote ontvangsten, zoals pallets. De medewerker is niet gebonden aan een vaste plek en kan de artikelen controleren waar de ruimte is.

   

4.2 Ontvangst van voorraadartikelen

Wanneer voorraadartikelen worden ontvangen, gebeurt het volgende:

• Locatietoewijzing: De artikelen worden na verwerking automatisch op de standaardlocatie geboekt die in Profit is vastgelegd (op artikelniveau of via magazijntoewijzing).

• Ontvangstbevestiging: Er wordt automatisch een bevestiging geprint waarop de standaardlocaties staan vermeld, zodat de medewerker weet waar de spullen opgeborgen moeten worden.

   

4.3 Ontvangst van koopartikelen (Niet-voorraadhoudend)

Het scanproces is hetzelfde als bij voorraadartikelen, maar het administratieve resultaat verschilt:

• Geen voorraad: Er wordt geen voorraad aangemaakt in het systeem.

• Directe levering: De artikelen kunnen direct naar de betreffende afdeling worden gebracht.

• Informatie: De ontvangstbevestiging toont direct voor welke afdeling de goederen bestemd zijn.

   

4.4 Decentrale magazijnen & Registratie

Voor specifieke afdelingen (zoals OK of LAB) kunnen goederen direct bij het decentrale magazijn of via een centrale sluis worden ontvangen.

• Batch- en serienummers: De goederenontvangst is het cruciale moment waarop batch- en serienummerinformatie moet worden geregistreerd.

• Registratie locatie: De administratieve ontvangst moet plaatsvinden op een plek waar de medewerker de artikelen kan uitpakken en scannen voor deze registratie.

4.5 Schematische weergave van het proces

1. Invoer: Keuze tussen handmatige invoer (Touch PC) of scannen (Warehouse app).

2. Selectie: De medewerker selecteert de juiste inkooporder(s) op basis van de pakbon van de leverancier.

3. Verwerking: Aantallen worden per artikel ingevoerd en verwerkt.

4. Output: De ontvangstbon wordt afgedrukt met daarop de locaties (voorraad) of afdelingen (koopartikelen).

Deel 5: Uitleveren van orders aan de afdelingen

Het picken van de verkooporders voor de afdelingen vindt plaats in het magazijn. In Boxwise kan dit op twee manieren: met een papieren picklijst of met de Warehouse app (WiFi-scanner). In beide gevallen wordt er eerst een pickopdracht (een 'batch') aangemaakt via de management portal.

5.1 Picken met de scanner (Aanbevolen)

De meest efficiënte werkwijze is picken met de Warehouse app, omdat er direct controle plaatsvindt op de juistheid van het artikel.

• Proces: De medewerker scant eerst de locatie, daarna het artikel en geeft vervolgens het aantal op.

• Afhandeling: Zodra alle artikelen gepickt zijn, wordt de batch verwerkt. De pakbon wordt direct in Profit aangemaakt en de order wordt administratief afgehandeld.
   

5.2 Picken met papier

Indien er met een papieren lijst wordt gewerkt, vindt de controle achteraf plaats.

• Proces: Na het aanmaken van de batch wordt een picklijst geprint met daarop de artikelen, aantallen en locaties.

• Afhandeling: Na het fysieke picken moet de batch worden afgehandeld via de Touch applicatie van Boxwise. De artikelen worden hier alsnog gescand ter controle. Na verwerking wordt de pakbon in Profit aangemaakt.
   

5.3 Steriele en niet-steriele artikelen

Magazijnen in de zorg zijn vaak opgesplitst in een steriel en niet-steriel deel.

• Splitsing: Boxwise kan bij het aanmaken van verkooporders automatisch een scheiding maken tussen steriele en niet-steriele artikelen, mits dit op artikelniveau is vastgelegd.

• Batches: Hierdoor kunnen specifieke batches worden aangemaakt voor het steriele of niet-steriele magazijn.

• Zones: Met behulp van Zones in Boxwise kan het overzicht in de portal verder worden gefilterd, zodat medewerkers alleen de orders zien die voor hun sectie relevant zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een zone voor het Centraal Magazijn, Steriel, Onsteriel en OK.
   

5.4 Meerdere fysieke magazijnen

Als een zorginstelling meerdere vestigingen met eigen magazijnen heeft, wordt dit in Profit ingericht met aparte magazijnen. Per afdeling (verkooprelatie) wordt vastgelegd vanuit welk magazijn de belevering moet plaatsvinden. Boxwise bepaalt vervolgens automatisch het juiste magazijn bij het aanmaken van de verkooporder.

Deel 6: Track & Trace

Om meer grip te krijgen op de interne logistiek, kan Track & Trace (T&T) worden ingezet voor zowel koopartikelen als voorraadartikelen.

• Koopartikelen: Bij de goederenontvangst kunnen geleidebonnen worden voorzien van een T&T-barcode. Hiermee is het pakket te traceren van de ontvangst tot aan de uiteindelijke aflever locatie.

• Voorraadartikelen: Na het orderpicken kan de pakbon van een T&T-barcode worden voorzien. Dit maakt de levering op de afdeling traceerbaar na de administratieve afhandeling.

• Statussen: Je kunt verschillende statussen toekennen aan een zending, zoals "Verzenden" en "Afgeleverd op afdeling". Hierdoor kan eventueel getraceerd worden of een zending op tussenliggende controlepunten gescand is.

• Ondertekening: Per status is instelbaar of een ondertekening vereist is. Dit kan door een vrije handtekening, het invullen van een naam of het scannen van een personeelspas.

Klik hier om meer te lezen over Track & Trace en de benodigde inrichting.

Deel 7: Inrichting in AFAS Profit

Voor een correcte werking van het proces in Profit en Boxwise moeten de volgende zaken zijn ingericht:

7.1 Afdelingen (Verkooprelaties)

De afdelingen dienen vast te worden gelegd als verkooprelaties. Op de verkooprelaties dienen een aantal zaken altijd ingesteld te staan:

• Kostenplaats: De kostenplaats van de afdeling moet aan de verkooprelatie worden gekoppeld zodat Boxwise bij het aanmaken van de verkooporders de juiste kostenplaatsen op de verkooporderregels kan plaatsen.

• Magazijn: Het magazijn moet gekoppeld worden aan de verkooprelatie zodat Boxwise bij het aanmaken van de verkooporders het juiste magazijn kan bepalen dat op de verkooporder moet komen.
   

7.2 Magazijnen en Locaties

Per vestiging kan er gekozen worden voor één gecombineerd magazijn of gescheiden magazijnen voor steriele en niet-steriele goederen. Binnen elk magazijn dienen de magazijnlocaties aangemaakt te worden.

• Decentrale magazijnen: Voor afdelingen zoals de OK of het LAB kan een decentraal magazijn worden ingericht. Hierbij worden artikelen pas als kosten beschouwd op het moment van verbruik (bijv. registratie in het EPD), in plaats van direct bij levering.

• Voorraadopvoering: Bij de livegang van voorraadhoudende decentrale magazijnen is een inventarisatie noodzakelijk, wat impact heeft op de planning van de implementatie.
   

7.3 Artikelen

Bij de inrichting van artikelen zijn de volgende velden cruciaal:

• Type artikel: Keuze tussen standaard, partij- of serie-artikel (let op: dit kan na inrichting niet meer worden gewijzigd).

• Steriel kenmerk: Een vinkveld om gescheiden orderstromen voor steriele en niet-steriele artikelen mogelijk te maken.

• Magazijntoewijzing: Hierin worden de standaardlocaties en de min/max-voorraadniveaus per magazijn vastgelegd.
   

7.4 Kanban-inrichting

Indien gebruik gemaakt wordt van Kanban codes, dan dienen deze te worden vastgelegd bij de verkooprelaties (vrij contact bestand). Het is van belang dat elke Kanban code uniek is. 

De Kanban code kan kan opgebouwd worden met de volgende velden:

• Afdeling, Ruimte, Kast, Module en Vak.

Op de Kanban code dient vervolg het volgende nog te worden ingesteld:

• Artikel en Aantal.
   

7.5 Inkoop-, verkoop- en aanvraagregels

Om de automatisering tussen de systemen goed te laten verlopen, moeten velden beschikbaar zijn voor:

• Kostenplaats: Moet op zowel de verkooporder- als de inkoopaanvraagregels gevuld kunnen worden.

• Verkooprelatie op inkoopregel: Indien het systeem bij nieuwe aanvragen rekening moet houden met wat er al in bestelling staat, moet de verkooprelatie (de afdeling) ook bekend zijn op de regels van de inkooporders en inkoopaanvragen.
   

7.6 Layouts en Etiketten

Het logistieke proces wordt op een aantal punten ondersteund door afdrukken van etiketten/labels en documenten. Voor deze afdrukken richten we de volgende lay-outs in:

• Label verkooprelatie: Label met de barcode voor de afleverlocatie op de afdeling.

• Artikel label: Artikelen kunnen worden voorzien van een label met de barcode van het artikel.

• Kastlocatie Kanban: Een samengestelde barcode binnen een afleverlocatie met Verkooprelatie/Ruimte/Kast/Module/Vak als inhoud.

• Geleidebon goederenontvangst koopartikelen: Na het verwerken van een goederenontvangst print Boxwise een geleidebon op basis van een layout die in Afas wordt ingericht.

• Geleidebon pakbon voorraadartikelen: Na het verwerken van een batch (pickopdracht) print Boxwise een geleidebon op basis van een layout die in Boxwise wordt ingericht.