Beschrijving van het overzicht
Nadat je succesvol bent ingelogd, kom je terecht in het hoofdmenu van BW Order. Om een bestelling op te nemen ga je vanuit hier naar Bestellen. Je komt dan terecht in het invoerscherm van de bestelling waar je eerst een klant opgeeft en vervolgens de gewenste artikelen en aantallen.
De client maakt gebruik van stamgegevens om te verifiëren of de klanten en artikelen bekend zijn. Hiervoor dient de scanner periodiek gesynchroniseerd te worden. Meer hierover kun je lezen in het artikel Synchroniseren van stamgegevens.
De client heeft de mogelijkheid om de klanten en artikelen te scannen doormiddel van individuele barcodes en kanban barcodes (codes waarbij de klanten, artikelen en eventueel aantallen in één barcode zijn opgenomen). Voor het gebruik van kanban barcodes dient er aanvullende inrichting in het ERP en boxwise te zijn gedaan. Neem contact op met één van onze consultants voor meer informatie.
Om een bestelling op te nemen zijn er een drietal stappen, deze worden hieronder verder toegelicht:
- Het toevoegen van een klant
- Het toevoegen van een artikel
- Het opgeven van een aantal
Een klant toevoegen
Alvorens je een bestelling kunt opnemen dien je een klant toe te voegen. Onder deze klant zal de bestelling worden verwerkt via boxwise naar het ERP.
Het toevoegen van een klant kun je op drie manieren doen:
- Scan de barcode van de klant
- Voer de klant handmatig in
- Scan een kanban barcode
Barcode van een klant scannen
Het scannen van de barcode is simpel: richt je scanner op de barcode en druk de scan knop in. Je krijgt een audiosignaal als de barcode is herkend. Hierna controleert de client of de klant bekend is en voegt deze toe aan de bestelling. De bovenste balk wordt op dat moment groen gekleurd en toont de naam van de klant:
Na het toevoegen van een klant kun je door met het toevoegen van een artikel.
Mocht de klant niet worden herkend, dan kleurt de bovenste balk oranje en krijg je een instructie te zien om een klant te scannen.
Handmatig een klant opgeven
Mocht je niet de beschikking hebben over een barcode van de klant, dan heb je de mogelijkheid om handmatig een klant toe te voegen. Druk hiervoor rechtsboven op de knop Handmatig:
Er wordt een nieuw scherm geopend waar je de klant kunt opgeven. Ook hier is de mogelijkheid om een klant te scannen. Om handmatig een klant te selecteren druk je op het invoerveld, voer je de code in en bevestig deze door op de knop Wijzig te drukken:
Mocht de klant niet worden herkend, dan krijg je onder in beeld een oranje notificatie te zien waarin staat dat de klant niet bekend is:
Bij het herkennen van de klant wordt het besteloverzicht wederom getoond. De bovenste balk kleurt groen en toont de naam van de klant.
Hierna ben je klaar om een artikel toe te voegen.
Een kanban barcode scannen
Door een kanban barcode te scannen kun je met één scan meerdere gegevens invullen. Richt je scanner op de barcode en druk op de scan knop. Je krijgt een audiosignaal als de barcode is herkend. Vervolgens decodeert de client de barcode en vult zowel de klant als het artikel in:
Indien het aantal eenheden aanwezig is in de barcode zal deze ook worden ingevuld in het overzicht en wordt het artikel automatisch toegevoegd aan de bestelling.
Een artikel toevoegen
Het toevoegen van een artikel kan op twee manieren:
- Door de barcode van het artikel te scannen
- Door de artikelcode handmatig op te geven
In beide gevallen wordt gecontroleerd of het artikel bekend is binnen de stamgegevens. Alleen dan wordt het artikel toegevoegd aan de bestelling. Zo niet, dan krijg je een notificatie te zien waarin staat dat het artikel niet bekend is.
Door elke keer een artikel toe te voegen bouw je een bestelling op. In het geval dat je een eerder toegevoegd artikel selecteert, dan wordt deze herkend en getoond op het scherm met het reeds ingevoerde aantal. Op deze manier kun je een bestaande artikel aanpassen.
Barcode van een artikel scannen
Richt je scanner op de barcode en druk op de scan knop. Je krijgt een audiosignaal als de barcode is herkend. Vervolgens decodeert de client de barcode en (als de barcode is herkend) wordt het artikel ingevoerd door de omschrijving en artikelcode te tonen:
Op dit moment is het artikel nog niet toegevoegd aan de bestelling. Hiervoor dien je eerst het aantal op te geven. Mocht je het artikel willen wijzigen, dan kun je dit simpelweg doen door een ander artikelbarcode te scannen.
Handmatig een artikel opgeven
Een tweede optie is om een artikel handmatig op te geven. Hiervoor dien je de artikelcode in te voeren. Druk op het invoerveld waar de tekst Scan barcode staat:
Er wordt een toetsenbord getoond waarmee je de artikelcode kunt invoeren. Bevestig de invoer door rechtsonder op de bevestigknop te drukken.
Een aantal opgeven
De laatste stap om het artikel daadwerkelijk toe te voegen aan de bestelling is door het opgeven van een aantal. De meest simpele manier is door op de plus en min knoppen te drukken:
Met elke druk op de knop wordt het aantal met één verhoogd of verlaagd. Het minimum aantal is altijd nul (0). Daarnaast kun je handmatig een aantal opgeven door op het aantal te drukken waarna er een toetsenbord wordt getoond. Bevestig je invoer door rechtsonder op het toetsenbord op het vinkje te drukken.
Op het moment dat het aantal wordt opgehoogd zal het artikel direct aan de bestellijst worden toegevoegd. Uiteraard wordt het aantal in de bestellijst ook verlaagd bij het verlagen van het aantal. Het artikel wordt automatisch uit de lijst verwijderd op het moment dat het aantal nul (0) is.